工程行業(yè)采購,狹義采購是指建筑工程材料、工程設(shè)備采購,廣義上包括工程(建設(shè))項(xiàng)目實(shí)施單位采購、工程項(xiàng)目服務(wù)等采購。
目前,許多管理規(guī)范的企業(yè)都設(shè)立了專業(yè)的采購管理部門,一些企業(yè)的采購管理部門狹義采購,廣義采購。有些企業(yè)將工程(建設(shè))項(xiàng)目實(shí)施單位的采購、工程項(xiàng)目服務(wù)等放在工程(項(xiàng)目)管理部門里面。無論其采購的組織機(jī)構(gòu)如何設(shè)置,其管理職能都是一樣的。
本文站在廣義工程采購的視角,與大家探討有關(guān)工程采購。采購是工程項(xiàng)目成本控制的來源,工程項(xiàng)目大部分成本在采購階段確定和實(shí)際消耗。
采購的方式
一般來說,所有的采購都采取公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)的方式確定。為什么采購要以招投標(biāo)的方式進(jìn)行呢?不是直接指定對應(yīng)的公司嗎?
首先,這是基于我國建筑市場法制化、規(guī)范化管理的要求。
最新《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》(2021年12月28日開始實(shí)施)第三條明確規(guī)定:
在中華人民共和國境內(nèi)進(jìn)行以下工程建設(shè)項(xiàng)目,包括項(xiàng)目調(diào)查、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、工程建設(shè)相關(guān)重要設(shè)備、材料等采購,必須進(jìn)行招標(biāo):
(1)大型基礎(chǔ)設(shè)施、公共事業(yè)等相關(guān)社會公共利益、公共安全項(xiàng)目
(2)全部或部分使用國有資金投資或國家融資項(xiàng)目
(3)或國際資金組織項(xiàng)目。
前款項(xiàng)目的具體范圍和規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)由國務(wù)院發(fā)展改革部門與國務(wù)院有關(guān)部門制定,向國務(wù)院批準(zhǔn)。
法律或國務(wù)院規(guī)定必須投標(biāo)的其他項(xiàng)目的范圍,按其規(guī)定。
其次,通過招標(biāo),可以使工程成本更加合理,發(fā)包人更加有效地控制
第三,從發(fā)包人的角度來看,可以選擇合適的合作單位或者自己想要的合作單位
第四,招標(biāo)制度規(guī)范價(jià)格行為,公開、公平、公正
業(yè)主在選擇對工程項(xiàng)目進(jìn)行發(fā)包的時(shí)候,一般采取公開招標(biāo)的方式;工程總承包方在選擇工程分包單位時(shí)(施工單位、設(shè)備材料供應(yīng)商),一般采取邀請招標(biāo)的形式。當(dāng)然,也有具有獨(dú)特性、專利性的供應(yīng)商購買,也可以通過單一來源購買等方式確定分包機(jī)構(gòu)。
采購管理
采購管理分為兩個(gè)層次:一個(gè)是公司管理層次,另一個(gè)是實(shí)施操作層次。
1、公司管理水平
(1)首先建立采購管理系統(tǒng),作為指導(dǎo)采購工作的規(guī)范文件,包括采購流程、責(zé)任分工、合格供應(yīng)商庫(長名單)的建立、短名單的確定、招標(biāo)程序等內(nèi)容。
(2)企業(yè)水平需要建立合格的供應(yīng)商庫,即通稱的長名單。
為什么要建立采購長名單?長名單的建立是工程采購管理的基礎(chǔ)工作,是為了保證采購行為的合法性和合理性。以工程總承包項(xiàng)目采購為例,在實(shí)際操作中,大選擇招標(biāo)方式。我國《招標(biāo)投標(biāo)法》第十七條規(guī)定,招標(biāo)人采用招標(biāo)方式時(shí),應(yīng)向三個(gè)以上具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、信用良好的特定法人或其他組織發(fā)出招標(biāo)邀請書。
選擇投標(biāo)人時(shí),為了避免暗箱操作,滿足國家相關(guān)審計(jì)要求,同時(shí)保障發(fā)包人的利益。選擇時(shí),需要審查投標(biāo)人的制造能力、裝備、人才、業(yè)績、信用等,這些工作可以通過制作購買長名單來解決,迅速選擇合適的合格供應(yīng)商的工作效率。
合格供應(yīng)商庫的建立,必須嚴(yán)格進(jìn)行資格預(yù)審、考察等。如果發(fā)包人指定的和/或第一次合作,也必須嚴(yán)格進(jìn)行資格預(yù)審、考察,只有通過考試才能包括在內(nèi)。合格供應(yīng)商的管理是動態(tài)的,有配套的淘汰機(jī)制,在業(yè)務(wù)活動實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)有新合適的合格供應(yīng)商,應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充,每個(gè)工程項(xiàng)目結(jié)束后,應(yīng)評估施工單位、設(shè)備材料供應(yīng)商,發(fā)現(xiàn)信用、能力下降的原合格供應(yīng)商,應(yīng)從合格供應(yīng)商名單中刪除。
(3)邀請招標(biāo)的對象,也即俗稱的“短名單”,必須來源于“長名單”。
通過以上合格的供應(yīng)商庫管理,可以減少不必要的開支和采購管理部門的工作量,提高采購效率。
(4)招標(biāo)程序必須合法。在進(jìn)貨過程中,公司招標(biāo)委員會、紀(jì)委等還需要全程參與監(jiān)管,保證整個(gè)招標(biāo)過程的合法性,同時(shí)也規(guī)避了公司的風(fēng)險(xiǎn)。該走的程序、該有的資料,必須要有對應(yīng)的文字記錄,避免低級錯(cuò)誤的出現(xiàn),這也是審計(jì)規(guī)范的需要。
2、實(shí)施操作層面
2.1 設(shè)備材料采購
(1)在采購工作實(shí)施過程中,采購人員除了要熟悉整個(gè)招投標(biāo)流程外,還要適當(dāng)?shù)牧私庠O(shè)備材料規(guī)格、技術(shù)要求、行業(yè)規(guī)范等等,否則他很難將技術(shù)要求傳達(dá)給供應(yīng)商。
(2)對于重大設(shè)備材料,購買者必須進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督和檢查,保證質(zhì)量、到貨期限。
(3)材料到達(dá)后,必須進(jìn)行四方簽證交接等工作。
(4)重要設(shè)備的安裝、調(diào)整。購買者和技術(shù)人員必須與設(shè)備制造商溝通,必要時(shí)必須向設(shè)備制造商免費(fèi)訪問指導(dǎo)維護(hù)的過程中,現(xiàn)場施工經(jīng)理必須協(xié)助設(shè)備的審查和監(jiān)督。
2.2.施工分包采購
(1)重點(diǎn)編制分包招標(biāo)價(jià)格。工程經(jīng)濟(jì)人員應(yīng)熟悉和了解項(xiàng)目所在地的工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)定額。工程分包招標(biāo)的基礎(chǔ)是公司的秘密,必須做好保密工作。
(2)招標(biāo)文件編制完成后,必須組織進(jìn)行評審,以便于準(zhǔn)確的把握相關(guān)技術(shù)和商務(wù)招標(biāo)條件,避免錯(cuò)漏項(xiàng)。筆者參加過很多項(xiàng)目的招標(biāo)、評價(jià),很多招標(biāo)文件漏洞百出,承包人報(bào)價(jià)不均衡、不合理,不利于正確通過評價(jià)選擇合適的承包商。
(3)確定合適的合同評價(jià)方式。采用固定總價(jià)、固定單價(jià)、混合評價(jià)方式等。需要根據(jù)自己的管理能力和項(xiàng)目特征進(jìn)行選擇。
購房合同的管理
比較成熟的公司,都會形成標(biāo)準(zhǔn)化的合同文本,一般都是按照標(biāo)準(zhǔn)合同文本來簽合同的。
1、合同談判應(yīng)注意分技術(shù)談判和商務(wù)談判,注意雙贏、合理工期、合理收費(fèi)等原則。
2、合同審查應(yīng)注意各部門參與,市場經(jīng)營、工程(項(xiàng)目)管理、技術(shù)、質(zhì)量安全、財(cái)務(wù)、法務(wù)等應(yīng)從各自的角度進(jìn)行審查,提出意見。
3、合同執(zhí)行要注意變更、簽證和理賠管理。所有變更、簽證必須辦理公司審查程序的合同索賠分為工期索賠、金額索賠,索賠也有很多技術(shù),有索賠不賠償?shù)恼f法,之后有機(jī)會深入探討。
4、注意在合同中約定進(jìn)度里程碑節(jié)點(diǎn),根據(jù)節(jié)點(diǎn)付款。同時(shí)設(shè)立對分包商獎罰的條款,一般獎罰對等,如提前一天獎勵(lì)多少、延遲一天處罰多少,最多多少金額封頂。在實(shí)施過程中,項(xiàng)目部應(yīng)注意文件數(shù)據(jù)的收集和整理,并為獎懲做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。
5、在合同中約定QHSE條款,必須注意現(xiàn)場防護(hù)措施和文明施工管理要求的現(xiàn)場人員違法處罰措施等,必須在合同中約定。否則,現(xiàn)場總承包人對施工承包人的違法處罰沒有根據(jù)。
以上是筆者在工程采購、分包和合同管理的實(shí)際工作中的感覺,希望對大家的工作有所幫助。
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