按項目所屬關(guān)系，將工程項目文件管理工作納入工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制內(nèi)進行監(jiān)督審查，將工程項目文件收集、積累和管理納入工程項目建設(shè)工程計劃，納入各有關(guān)部門的責(zé)任范圍和崗位責(zé)任制，加強檢查和審查，獎懲分明。

2.提高文件管理人員的使命感和責(zé)任意識

各文件制度可以依靠文件管理人員執(zhí)行，提高文件管理人員的使命感和責(zé)任意識，尊重自己的工作，忠于職務(wù)，盡責(zé)

3.加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

目前一些工程項目都配備了相應(yīng)的資料工作人員從事工程項目檔案的采集整理工作，他們有關(guān)檔案采集、檔案、整理工作的知識，但工程施工方面的專業(yè)知識很少，基本上不知道工程施工有哪些工藝，需要采集哪些檔案資料，檔案資料的填寫是否規(guī)范，與工程實體部位是否一致等問題不熟悉，對檔案資料的檔案、整理的相關(guān)規(guī)定也缺乏必要的認(rèn)識，而工程專業(yè)技術(shù)人員對檔案管理知識不熟悉，檔案資料管理經(jīng)驗不熟悉，對工程實體部位是否一致等問題，這是工程中的高質(zhì)量規(guī)范，不符合規(guī)范的原因。

針對公路工程項目的施工特點，應(yīng)該有針對性地采取不同的培訓(xùn)形式，對施工項目經(jīng)理部分管領(lǐng)導(dǎo)進行工程項目檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，對專兼職檔案人員進行檔案業(yè)務(wù)及工程知識培訓(xùn)，對施工技術(shù)人員進行工程項目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。采用請進出的方法，定期邀請上級文件部門人員到項目部開展業(yè)務(wù)訓(xùn)練、技術(shù)咨詢和文件工作座談會等，也可以委托項目部文件管理人員參加國家文件局、市文件局、交通部召開的文件業(yè)務(wù)訓(xùn)練，組織項目部文件管理人員到文件工作的先進部門學(xué)習(xí)，實地參加培訓(xùn)，通過各種途徑提高文件管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。

4.嚴(yán)格區(qū)別原件和原件，保證備案文件的有效性

道路工程項目文件是直接反映道路工程建設(shè)項目文件管理工作質(zhì)量和工程質(zhì)量的重要載體，文件原件是解決工程質(zhì)量、經(jīng)濟糾紛的重要依據(jù)和證明書，保存道路工程項目文件原件的重要性不言而喻。原件是指最初產(chǎn)生的與復(fù)印件不同的原始文件(具有文件制作者和各方檢查者的親筆簽名特征的文件)原件是具有規(guī)范格式和生效標(biāo)志的正式文件(符合規(guī)定格式的，具有責(zé)任部門印鑒的文件)。項目審查等合法文件為復(fù)印件時，應(yīng)在復(fù)印件上注明原始存檔，由原始存檔單位蓋章證明。原材料質(zhì)量證明文件為復(fù)印件時，復(fù)印件應(yīng)蓋供應(yīng)商的確認(rèn)印鑒，物資部門應(yīng)蓋檢查品(入庫)的檢查印鑒。

5、重視公路工程項目檔案的完整性、真實性

公路工程項目檔案檔案檔案材料的形成積累和檢驗應(yīng)與工程建設(shè)的各個階段、各個環(huán)節(jié)的工作同步進行，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，確保檔案材料在轉(zhuǎn)化為檔案時符合質(zhì)量要求。同步檢查，即要求檔案檢查與工程建設(shè)同步，特別是要抓住工程建設(shè)的幾個重要環(huán)節(jié)和階段，如隱蔽工程檢查階段、中間檢查階段、交工竣工檢查階段等。檔案材料質(zhì)量檢測可單獨進行，也可與工程質(zhì)量、進度檢測一并進行。每次檢查都要重視實效，不要通過，發(fā)現(xiàn)問題要立即整理。

由于地理因素使公路線形復(fù)雜，沿線橋梁、隧道較多，涉及工程質(zhì)量的重大事件、重要部位、重要節(jié)點的照片文件形式簡單直觀，記錄真實快捷，具有較強的客觀性、透明性和不可替代性，其價值不可替代文字材料。記錄公路工程項目的重大事件、事故必須有完整的文字和照片等載體材料，因此照片的收集必須成為公路工程項目文件管理的重要內(nèi)容之一。因此，聲像、光盤文件的收集必須提到議事日程。CD備案應(yīng)按照《電子檔案備案CD技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》要求執(zhí)行，照片檔案的收集、整理、備案應(yīng)按照《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。

6.重視竣工圖的整理

竣工圖是工程項目建設(shè)的實際反映，是公路工程項目檔案的重要內(nèi)容，竣工圖的質(zhì)量是檔案驗收的重點核心部分。項目經(jīng)理部工程技術(shù)人員、檔案管理人員一定要熟悉竣工圖的編制要求，竣工圖要完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，修改到位，真實反映項目竣工驗收時的實際情況，做到圖實相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠�？⒐�圖以施工圖為基礎(chǔ)，依據(jù)由設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、建設(shè)單位審核確認(rèn)的“設(shè)計變更單”、“工程聯(lián)系單”等與設(shè)計更改有關(guān)的文件以及現(xiàn)場驗收記錄、調(diào)試記錄編制竣工圖，確保竣工圖的準(zhǔn)確性。所有竣工圖應(yīng)由編制單位按下竣工圖章，并簽署竣工圖章。竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)完整清晰，不得簽字。

7.認(rèn)真學(xué)習(xí)道路工程項目文件管理辦法，明確標(biāo)準(zhǔn)和要求，保證文件質(zhì)量

文件管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《道路工程竣工文件備案管理辦法》、《道路工程項目竣工(交付)工程驗收辦法》、《國家重大建設(shè)項目文件備案要求和文件整理規(guī)范》、《科技文件卷構(gòu)成的一般要求》等文件。道路工程項目文件整理應(yīng)遵循組卷合理、分類科學(xué)、保持卷內(nèi)文件有機聯(lián)系原則的法律文件手續(xù)完善，文字寫作整齊，字跡清晰，紙張長期保管容易，符合道路工程項目文件管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保證道路工程項目文件卷質(zhì)量。