建設(shè)工程項目檔案管理是工程項目建設(shè)的有機組成部分。建設(shè)工程項目檔案直接反映了建設(shè)工程項目質(zhì)量，其與工程使用和管理有著十分緊密地聯(lián)系，工程的使用和管理始終離不開檔案的支持；建設(shè)工程項目檔案不僅對本身工程有著指導(dǎo)利用的作用，而且對其他同類工程的設(shè)計建設(shè)也有著重要的參考借鑒作用；建設(shè)工程項目檔案得到重復(fù)多次利用，是建設(shè)工程項目檔案活力和價值的體現(xiàn)；建設(shè)工程項目檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，其重要性更不言而喻。

二、提高建設(shè)工程文件管理水平的有效途徑

(一)加強政策宣傳

要做好項目工程文件管理工作，各部門的支持和合作是必不可少的。我們在建設(shè)工程項目檔案的收集過程中，要注重運用規(guī)范、科學(xué)的技術(shù)手段，通過多方式、多渠道、多層次地宣傳檔案法律法規(guī)以及其重要性，積極主動的開展檔案宣傳工作，使廣大工作人員真正認識到做好建設(shè)工程項目檔案工作的重要意義，真正了解各自應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。

（二）提高隊伍素質(zhì)，增強責(zé)任意識

“工欲善其事，必先利其器”，學(xué)習(xí)能提高個人素質(zhì)，提升我們的道德素養(yǎng)，進而不斷提高自身解決工作實際問題的能力。無論是專業(yè)的還是兼職的文件管理者，都要加強文件工作的職業(yè)道德建設(shè)，自覺確立愛崗敬業(yè)，默默獻出意識，在思想上真正愛文件工作的工作風(fēng)格建設(shè)，加強自己辛苦，為基層服務(wù)的意識，加強工作的責(zé)任感和使命感，終身學(xué)習(xí)，終身教育的思想觀念，培訓(xùn)與自學(xué)相結(jié)合，向領(lǐng)導(dǎo)、同事學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們良好的工作方法和工作經(jīng)驗

(3)加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善制度建設(shè)

加強組織領(lǐng)導(dǎo)，堅持工程項目建設(shè)和工程文件管理雙手抓住，健全管理網(wǎng)絡(luò)。項目建設(shè)單位應(yīng)將設(shè)計、施工、建立等各參與單位納入管理網(wǎng)絡(luò)，建立文件領(lǐng)導(dǎo)小組和文件工作小組，明確管理領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門和工作人員，對本系統(tǒng)文件管理工作履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的責(zé)任。以綜合檔案室為紐帶，開展工程檔案監(jiān)督管理和具體業(yè)務(wù)，順利管理檔案機構(gòu)和各檔案生成部門和部門管理系統(tǒng)，明確責(zé)任。完善制度建設(shè)，建立健全文件管理和建設(shè)工程文件備案等各項工作制度，將制度細分為各項工作標(biāo)準(zhǔn)程序，確保文件管理工作有章可循，有法可依，達到規(guī)范化管理目標(biāo)。

制定《建設(shè)工程項目檔案管理辦法》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案工作保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱暫行規(guī)定》、《檔案歸檔制度》、《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》、《檔案分類編號規(guī)定》、《檔案修改補充制度》、《檔案檢索及機房管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案鑒定與銷毀制度》、《電子檔案管理制度》、《檔案管理考核辦法（暫行）》等一系列規(guī)章制度。從文件的收集、整理、立案、存檔、保管、統(tǒng)計、借閱、利用、銷毀、安全保密等工作的各個環(huán)節(jié)，建立健全完善的制度和有效措施，將制度的執(zhí)行情況納入文件工作人員崗位責(zé)任制進行審查，進一步規(guī)范、細分文件管理工作，依法將文件工作納入法制化的管理軌道。

三、加強建設(shè)工程項目檔案管理的新舉措

（一）強化責(zé)任考核，加強跟蹤指導(dǎo)

建立檔案目標(biāo)管理考核機制，把檔案管理工作納入綜合考核范疇。結(jié)合競爭、符合標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)優(yōu)、評價等活動，加強評價激勵。在領(lǐng)導(dǎo)意識、人員素質(zhì)、資金執(zhí)行、制度完善、收集完善、質(zhì)量整理等環(huán)節(jié)加大審查力度，不斷加強參加者文件責(zé)任意識，推進文件工作責(zé)任制管理。跟蹤指導(dǎo)是文件部門在收集工程項目文件時掌握第一手資料的必要條件，也是規(guī)范竣工資料的重要手段。工程文件產(chǎn)生貫穿工程項目的招標(biāo)、招標(biāo)、施工和竣工的全過程。文件部門應(yīng)根據(jù)年度工程進度計劃內(nèi)容，制定相應(yīng)的跟蹤指導(dǎo)計劃，從工程項目施工開始派專業(yè)技術(shù)人員跟蹤指導(dǎo)，對該工程竣工文件的交付檢查提出明確要求，切實控制工程竣工文件。對于不按規(guī)定執(zhí)行的公司，工程竣工檢查記錄后未提交文件的公司，立即提出書面整改意見，仍未按時提交的，按規(guī)定給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟處罰，嚴重執(zhí)行責(zé)任追究制度。

(二)加強崗位技能培訓(xùn)，提高人員業(yè)務(wù)水平

與工程建設(shè)相關(guān)的設(shè)計、監(jiān)理、承包、施工部門多數(shù)人員無法認識工程文件的重要性，缺乏系統(tǒng)的文件工作技能，因此加強這些人員的培訓(xùn)非常重要。具體來說，通過多種渠道，可以采用多種方者檔案人員進行專業(yè)建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，介紹有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)和各管理制度，對建設(shè)工程檔案的收集范圍、整理要求、交貨時間和竣工檔案檢驗的基本要求進行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)指導(dǎo)。這樣，各參建單位檔案管理人員在增強檔案管理意識的同時，也可以提高檔案管理工作水平，為工程檔案收集齊全、規(guī)范整理、安全保管和有效利用發(fā)揮了重要的作用。

(3)建立重大工程項目竣工文件備案工作協(xié)調(diào)組

建設(shè)工程項目文件的形成貫穿于項目立項、評價、設(shè)計到施工、竣工、交付使用的全過程，文件資料的形成、積累、備案是一個復(fù)雜的過程，其中涉及一些部門、多個環(huán)節(jié)和多個專業(yè)，備案范圍包括建設(shè)項目前期文件、招標(biāo)文件、施工文件、監(jiān)理文件和竣工驗收文件比較大的工程項目，必須設(shè)立竣工文件協(xié)調(diào)組。一般由計劃部門、工程部門、財務(wù)部門、文件部門、設(shè)計部門、施工部門、監(jiān)理等構(gòu)成，協(xié)調(diào)各方面的工作，保證工程項目竣工資料備案的順利進行。

(4)提高建設(shè)工程文件管理信息化水平

建設(shè)工程文件管理應(yīng)提高信息化水平，提高文件管理效率。一方面，加快紙質(zhì)文件數(shù)字化整理，另一方面，嚴格按照國家有關(guān)電子文件的備案和管理規(guī)范、文件數(shù)字技術(shù)規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一建設(shè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一文件信息的備案存儲格式，在信息技術(shù)條件下全面收集各種文件，安全保管各參建單位在將檔案條目錄入的同時，所有資料電子文件通過掃描等形式一并上傳數(shù)字檔案館，從而通過網(wǎng)絡(luò)就能實現(xiàn)檔案便捷快速的查閱和利用，真正做到檔案內(nèi)容的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理。